PRIVACY VERKLARING van VZW MAIS QUELLE CHANSON 

VZW MAIS QUELLE CHANSON hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd).

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over (welke gegevens we verzamelen) hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoons-gegevens. VZW MAIS QUELLE CHANSON houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;

• verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;

• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop wil len wijzen en deze respecteren.

Als VZW MAIS QUELLE CHANSON zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens: VZW MAIS QUELLE CHANSON

Moriaanstraat 139

9050 Ledeberg

mail@maisquellechanson.be

Waarom verwerken wij persoonsgegevens 

Uw persoonsgegevens worden door VZW MAIS QUELLE CHANSON verwerkt ten behoeve van de volgende

doeleinden en rechtsgronden :

• om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van VZW MAIS QUELLE CHANSON; (uitvoering overeenkomst)

• Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen. (toestemming betrokkene) • Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u of uw kinderen vragen (en opslagen) (verzamelen) (verwerken) :

• Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail • Rijksregisternummer

• Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit • Medische gegevens (enkel in kader van kampen en langdurige trajecten) – Gevoelige gegevens staan onder verhoogde bescherming en mogen bij wet in dit geval verwerkt worden aangezien de verwerking noodzakelijk is voor vitale belangen.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Verstrekking aan derden 

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);

• het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, …);

• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen. • verzekering voor alle activiteiten van de vzw

• personeelsadministratie

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkers overeenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven (andere par tijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan

voorbeeld opgemaakt door Emmanuel Steyaert T&C Blue Horizon, GDPR expert

is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toe stemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrek king daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen 

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn 

VZW MAIS QUELLE CHANSON bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Als algemene regels worden persoonsgegevens maximaal 5 jaar na laatste gebruik bijgehouden.

Beveiliging van de gegevens 

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om per soonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens VZW MAIS QUELLE CHANSON van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen; • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens 

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven wel ke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen. (U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website www.maisquellechanson.be ). (om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren). Om uw identiteit te controleren vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat. Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legi timeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten 

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toe zichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging privacy statement 

VZW MAIS QUELLE CHANSON kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 29/07/2021

Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.

 

 

PRIVACY VERKLARING vrijwilligers van vzw Mais Quelle Chanson 

VZW MAIS QUELLE CHANSON hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd).

In deze Privacy policy (of privacy statement) willen we heldere en transparante informatie geven over (welke gegevens we verzamelen) hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. VZW MAIS QUELLE CHANSON houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;

• verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;

• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als VZW MAIS QUELLE CHANSON zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten, kan dit via onderstaande contactgegevens:

VZW MAIS QUELLE CHANSON

Moriaanstraat 139

9050 Ledeberg

mail@maisquellechanson.be

Telefoon : 0499 27 56 95 

Contactpersoon: Kapinga Gysel 

Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom 

Uw persoonsgegevens worden door VZW MAIS QUELLE CHANSON verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden (telkens met vermelding van de rechtsgronden), waaronder: • het nakomen van onze wettelijke verplichtingen, gekoppeld aan het inzetten van

vrijwilligers (verzekeringsplicht, opmaak nominatieve lijst forfaitaire kostenvergoedingen, respecteren van de wettelijke grenzen voor toekenning kostenvergoeding, …) • het plannen van vrijwilligersactiviteiten en het contacteren van en communiceren met vrijwilligers in dat kader (gerechtvaardigd belang) 

• het betalen van kostenvergoedingen aan vrijwilligers (gerechtvaardigd belang)

• om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van VZW MAIS QUELLE CHANSON (uitvoering overeenkomst) 

• Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (toestemming betrokkene) • Het omkaderen en begeleiden van vrijwilligers ( bij meldingsplicht voor uitkeringsgerechtigde vrijwilligers) alsook het relatiebeheer naar vrijwilligers toe (verjaardag) (toestemming betrokkene)

• Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting / gerechtvaardigd belang)

• Statistische doeleinden (gerechtvaardigd belang) – hiervoor worden de persoonsgegevens evenwel gepseudonimiseerd / geanonimiseerd

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, verwerken en bewaren:

• Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres i.f.v. communicatie, vervullen wettelijke verplichtingen en begeleiding

• M.b.t kostenvergoedingen: bedrag, bankrekeningnummer voor uitbetaling, bewijsstukken (bij werkelijke kostenvergoeding), aard en bedrag kostenvergoedingen die elders verkregen worden (verklaring op eer)

• Over het verrichte vrijwilligerswerk: omschrijving, start- en einddatum, aantal dagen i.f.v. planning, registratie en opmaak nominatieve lijst kostenvergoedingen

• Handtekening (als onderdeel verklaring op eer, kostennota enz.)

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens van u hebben verkregen.

Voor de hierna vermelde gegevens geldt dat VZW MAIS QUELLE CHANSON ze pas verwerkt wanneer u daartoe uw uitdrukkelijke toestemming geeft nadat u, los van andere aangelegenheden, over de specifieke doelstellingen van die verwerking geïnformeerd bent:

– Verjaardagen

– Gegevens m.b.t. uitkeringsgerechtigdheid (i.f.v. begeleiding bij meldingsplicht)

Van de vrijwilliger wordt verwacht dat hij elke wijziging van zijn persoonsgegevens onmiddellijk spontaan en schriftelijk doorgeeft aan VZW MAIS QUELLE CHANSON

Minderjarigen:

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Verstrekking aan derden 

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van derde, gespecialiseerde partijen aan wie wij de volgende taken uitbesteden:

• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);

• het verzekeren van onze vrijwilligers

• boekhouding en betalingen (kostenvergoedingen)

• personeelsadministratie

Met elk van deze partijen (verwerkers) hebben we een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin de nodige afspraken opgenomen zijn om de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is, of wij hier een gerechtvaardigd belang voor hebben. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek met machtiging van het parket (persoons)gegevens bij ons opvraagt, controle vanuit de inspectiediensten op het naleven van de regels rond het toekennen van kostenvergoedingen en de verplichtingen uit de vrijwilligerswet in het algemeen, het overmaken van persoonsgegevens aan de subsidiërende overheid die dit oplegt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. 

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming te weigeren en om deze ten allen tijde in te trekken.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Bewaartermijn 

VZW MAIS QUELLE CHANSON bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. 

Concreet worden de persoonsgegevens bewaard tijdens de volledige duurtijd van het vrijwilligerswerk, of langer wanneer hetzij een wettelijke of decretale bepaling dit oplegt (wettelijke bewaartermijnen zijn 5 jaar), hetzij de wettelijke verjaringstermijn van een eventuele rechtsvordering ten aanzien van of door VZW MAIS QUELLE CHANSON dit rechtvaardigt.

Beveiliging van de gegevens 

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw

persoonsgegevens te beveiligen en de vertrouwelijkheid ervan te waarborgen. Waaronder maatregelen die de gegevens beschermen tegen inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens VZW MAIS QUELLE CHANSON van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen; • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens 

U hebt recht op inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.U hebt recht op correctie en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

U mag eisen dat uw persoonsgegevens gewist worden wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn ten aanzien van de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of verwerkt, wanneer er geen gerechtvaardigd doel meer bestaat voor de verwerking, wanneer u terugkomt op uw toestemming betreffende de verwerking van bepaalde gegevens en de organisatie zich niet kan baseren op een ander gerechtvaardigd doel voor de verwerking.

U hebt het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken wanneer u de juistheid van die gegevens betwist of wanneer u zich verzet tegen de verwerking van de gegevens (zie verder) zodat de gegevens alleen nog verwerkt kunnen worden met uw toestemming , voor de vaststelling van de uitoefening of de verdediging van rechten voor de rechtbank of voor de bescherming van de rechten van een andere persoon.

U hebt het recht om zich te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw bijzonder situatie, tenzij voor de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de inachtneming van de contractuele of wettelijke verplichtingen van de organisatie.

Voor de verwerking van persoonsgegevens die wij op basis van uw toestemming hebben verkegen, kunt u uw toestemming om het even wanneer intrekken. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van de toestemming blijft geldig.

Bovenaan dit privacy statement staat hoe u contact met ons kan opnemen om uw rechten uit te oefenen. (U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website www.maisquellechanson.be). (om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren). Om uw identiteit te controleren vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat. 

Klachten 

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Privacy Commissie), dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming, of om een procedure in rechte aan te spannen.

Wijziging privacy statement 

VZW MAIS QUELLE CHANSON kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 29/07/2021. Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.